ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΣΕΡΡΩΝ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΑΘΛΗΤΙΚΩΝ ΣΩΜΑΤΕΙΩΝ

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΣΕΡΡΩΝ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ  ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ  ΑΘΛΗΤΙΚΩΝ  ΣΩΜΑΤΕΙΩΝ

Α. ΘΕΩΡΗΣΗ  ΒΙΒΛΙΩΝ

Κάθε Αθλητικό Σωματείο τηρεί υποχρεωτικά (άρθρο 6 του Ν. 2725/1999) τα παρακάτω βιβλία, τα οποία θα πρέπει πριν από την χρήση τους να  θεωρούνται  από την Υπηρεσία μας ( Τμήμα Κοινωνικής Αλληλεγγύης της Διεύθυνσης Δημόσιας Υγείας 
Περιφερειακής Ενότητας Σερρών ) .

1. Μητρώου  Μελών
2. Πρακτικών Συνεδριάσεων Γενικών Συνελεύσεων
3. Πρακτικών Συνεδριάσεων  Διοικητικού Συμβουλίου
4. Εσόδων – Εξόδων (Ταμείου).
5. Περιουσιακών Στοιχείων.
6. Πρωτοκόλλου εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων

Τα Αθλητικά Σωματεία Σκοποβολής θεωρούν και άλλα βιβλία τα οποία είναι:

1. Μητρώο Αθλουμένων Μελών (σκοπευτών) του Σωματείου.
2. Βιβλίο κατεχομένων όπλων.
3. Βιβλίο διακίνησης φυσιγγίων.
4. Αρχείο Διεξαγωγής Αγώνων.

 

Η ΘΕΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΝΕΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΕΙΤΑΙ ΜΟΝΟ ΜΕ ΤΗΝ ΠΑΡΑΛΛΗΛΗ ΠΡΟΣΚΟΜΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΩΝ ΘΕΩΡΗΜΕΝΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ.

 Τα Γραμμάτια Είσπραξης και τα Εντάλματα πληρωμών ΔΕΝ ΘΕΩΡΟΥΝΤΑΙ επειδή δεν αποτελούν Βιβλία. Αυτά χαρακτηρίζονται “παραστατικά στοιχεία” και για την  εγκυρότητά  τους  αρκεί  η  θεώρησή  τους  από  την    Διοίκηση  του  Σωματείου

( Πρόεδρος – Γραμματέας – Ταμίας )

Στα βιβλία  πριν  από τη θεώρησή τους από την Π. Ε. Σερρών  θα  πρέπει :

1.      να αναγράφεται στο εξώφυλλο η επωνυμία του σωματείου και το είδος

      του βιβλίου

2.      να είναι άγραφες όλες οι σελίδες

3.      να έχουν φυλλομετρηθεί (αρίθμηση σε κάθε φύλλο)

4.      να έχουν σφραγισθεί  στην πάνω άκρη της κάθε σελίδας με τη σφραγίδα

     του συλλόγου

5.      στο πίσω μέρος της τελευταίας φυλλομετρημένης σελίδας του βιβλίου (όχι

      στο εξώφυλλο) θα πρέπει να αναγράφεται το εξής κείμενο :

     “Το παρόν βιβλίο φυλλομετρήθηκε, έχει (π. χ 100) φύλλα και θα χρησιμοποιηθεί

     ως βιβλίο ( π. χ Μητρώου μελών ) “

             Υπογραφή & όνομα              Σφραγίδα                     Υπογραφή & όνομα             

           Προέδρου                                                                    Γ. Γραμματέα

      Μόνο στο βιβλίο Εσόδων – Εξόδων  υπογράφει και ο Ταμίας

 Η θεώρηση θα γίνεται ΜΟΝΟ ΜΕ ΑΙΤΗΣΗ ( επισυνάπτουμε έντυπο Αίτησης , η οποία θα  φέρει  την  σφραγίδα  του  Σωματείου και θα  είναι  υπογεγραμμένη

 (υπογραφή & όνομα) από τον Πρόεδρο ή τον  Γεν. Γραμματέα ( και τον Ταμία για το βιβλίο Εσόδων – Εξόδων ) & μόνο εφ’ όσον το Σωματείο θα έχει προσκομίσει στην Υπηρεσία μας τα παρακάτω δικαιολογητικά:

1.      Επικυρωμένο αντίγραφο του ισχύοντος καταστατικού του σωματείου (τροποποιημένο σύμφωνα με τον νέο αθλητικό νόμο με πρόσφατη θεώρηση από το πρωτοδικείο).

2.      Αντίγραφο απόφασης πρωτοδικείου με την οποία αναγνωρίστηκε το σωματείο.

3.      Αντίγραφο πρακτικού τελευταίων αρχαιρεσιών (επικυρωμένο από τον Πρόεδρο & τον Γραμματέα του Δ.Σ.).

4.      Αντίγραφο πρακτικού σύνθεσης διοικητικού συμβουλίου (Δ.Σ.) επικυρωμένο από τον Πρόεδρο & τον Γραμματέα του Δ.Σ. (δίπλα σε κάθε μέλος του Δ.Σ. να αναγράφεται η διεύθυνση και το τηλέφωνο του).

5.      Υπεύθυνη δήλωση (ν.1599/86) του προέδρου του σωματείου στην οποία θα δηλώνεται η αριθμητική δύναμη των μελών του σωματείου. 

6.      Αντίγραφο οικονομικού απολογισμού του προηγούμενου έτους ( θα αναφερθούμε αναλυτικά παρακάτω )

7.      Απόφαση Γ. Γ.  Αθλητισμού για την ειδική αθλητική αναγνώριση (αρ. 8 Ν. 2725/99), στην οποία να αναγράφεται ο κωδικός του σωματείου στη Γ.Γ.Α.

8.      Πρόσληψη προπονητή ο οποίος είναι καταχωμένος στο ηλεκτρονικό μητρώο προπονητών της Γ.Γ.Α. με σύμβαση η οποία θα έχει κατατεθεί και θεωρηθεί από την αρμόδια Δ.Ο.Υ.

   (Σημείωση: Απλά φωτοαντίγραφα  χωρίς σφραγίδα συλλόγου– υπογραφές  &

    ονόματα  ΔΕΝ ΓΙΝΟΝΤΑΙ ΔΕΚΤΑ )

Σε περίπτωση που το Σωματείο δεν έχει πάρει ακόμη Ειδική Αθλητική Αναγνώριση θα πρέπει να προσκομίσει βεβαίωση της οικείας Ένωσης ή Ομοσπονδίας ότι ανήκει στην δύναμη της και έχει ενεργό Αθλητική Δράση.

Προσοχή!!: Εάν ένα από τα παραπάνω δικαιολογητικά δεν έχει προσκομιστεί και δεν υπάρχει στο φάκελο του σωματείου που τηρείται στην Υπηρεσία μας ή αν  έχει παρέλθει η ημερομηνία που σύμφωνα με το καταστατικό έπρεπε να είχαν διεξαχθεί οι αρχαιρεσίες (εκλογές) για ανανέωση του Δ. Σ., ουδεμία συναλλαγή μπορεί να γίνει  από μέρους της Υπηρεσίας μας με το Σωματείο.

Ιδιαίτερα εφιστούμε την προσοχή στην πιστή τήρηση των όρων και των διατάξεων του καταστατικού του Σωματείου κυρίως σε ότι αφορά την εκλογή των μελών του Δ. Σ. και της εξελεγκτικής επιτροπής, την συγκρότηση του Δ. Σ. σε σώμα, την αντικατάσταση μελών του Δ. Σ. πριν από την  λήξη της θητείας του και τον τρόπο τήρησης των αντιστοίχων πρακτικών από τα οποία θα πρέπει να προκύπτει σαφώς ότι όλες οι παραπάνω διαδικασίες έγιναν σύμφωνα με όσα προβλέπονται στο καταστατικό. 

     

 Συμπληρωματικά σας ενημερώνουμε :

 Το Σωματείο είναι υποχρεωμένο να ενημερώνει την Υπηρεσία μας για οποιαδήποτε μεταβολή των στοιχείων του (τροποποίηση καταστατικού, αλλαγή Δ/νσης κ.λπ.).

 Σε περίπτωση συγχώνευσης αθλητικού σωματείου με άλλο ο Πρόεδρος, ο Γραμματέας και ο Ταμίας του κάθε συγχωνευμένου Σωματείου, μέσα σε προθεσμία τριών μηνών από τη συγχώνευση, οφείλουν να καταθέσουν τη σφραγίδα τους στο τμήμα Κοινωνικής Αλληλεγγύης της Περιφερειακής Ενότητας Σερρών μαζί με τα βιβλία τους για ακύρωση  και  πιστοποιητικό  διαγραφής του Σωματείου από τα οικεία βιβλία του Πρωτοδικείου (άρθρο 9 , Ν. 2725/1999)

 Για ακύρωση βιβλίων απαιτούνται τα εξής δικαιολογητικά :

1.      Αίτηση

2.      Πιστοποιητικό Πρωτοδικείου περί διαγραφής του Αθλητικού Σωματείου

Σε περίπτωση διάλυσης Αθλητικού Σωματείου αυτό οφείλει να ενημερώσει το τμήμα κοινωνικής αλληλεγγύης της Π. Ε. Σερρών και να υποβάλλει το πιστοποιητικό  διαγραφής του Σωματείου από τα οικεία βιβλία του Πρωτοδικείου.

Ανάλογες υποχρεώσεις για θεώρηση βιβλίων και στοιχείων στην Υπηρεσία μας έχουν και οι Ενώσεις Αθλητικών Σωματείων καθώς και οι Ομοσπονδίες εφ’ όσον εδρεύουν στον  Νομό  Σερρών.

                                                 

Β.  ΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΕΙΣ ΚΑΙ  ΔΩΡΕΕΣ

ΠΡΟΣ  ΤΟΝ ΣΥΛΛΟΓΟ

         1. Σε περίπτωση που κάποιο Σωματείο θέλει να θεωρήσει τα αντίστοιχα δικαιολογητικά  προκειμένου να εισπράξει επιχορήγηση από οποιονδήποτε κρατικό φορέα, Δήμο ή Κοινότητα, καθώς επίσης και δωρεές από ιδιώτες, θα πρέπει να προσκομίσει στην Υπηρεσία μας : 

α) ΑΙΤΗΣΗ συμπληρωμένη σε όλα τα πεδία, ανάλογα,  βέβαια,  με την  περίπτωση( επισυνάπτουμε έντυπο Αίτησης (1) & παράδειγμα συμπλήρωσης (2) ) η οποία θα φέρει την σφραγίδα του Σωματείου και θα είναι υπογεγραμμένη ( υπογραφή & όνομα) από τον Πρόεδρο ή τον Γεν. Γραμματέα

β) αντίγραφο πρακτικού αποδοχής της επιχορήγησης ή της δωρεάς επικυρωμένο από τον  Γραμματέα του Δ.Σ., με σφραγίδα συλλόγου –υπογραφές &  ονόματα 

γ) αντίγραφο της σελίδας του βιβλίου Εσόδων-Εξόδων στο οποίο θα έχει καταχωρηθεί η δωρεά του ιδιώτη επικυρωμένο από τον Πρόεδρο & τον Ταμία του Δ.Σ με σφραγίδα συλλόγου –υπογραφές & ονόματα. Σε περίπτωση που επιχορήγηση από ΟΤΑ ή άλλο  Φορέα  εισπράττεται σε μεταγενέστερο χρόνο, η εγγραφή του εσόδου στο βιβλίο ταμείου γίνεται με την είσπραξη και τότε προσκομίζετε (με νέα αίτηση) την αντίστοιχη σελίδα για θεώρηση .

δ) την απόφαση του Φορέα που δίνει την επιχορήγηση

ε)  για δωρεές ιδιωτών ,  παραστατικό της Τράπεζας στο οποίο θα φαίνεται η κατάθεση του συγκεκριμένου ποσού από τον δωρητή σε λογαριασμό του Σωματείου

Τα επικυρωμένα φωτοαντίγραφα του Πρακτικού Αποδοχής της δωρεάς και της σελίδας του βιβλίου Εσόδων-Εξόδων στην οποία καταχωρήθηκε η δωρεά, θεωρούνται από την Υπηρεσία μας προκειμένου να τα υποβάλλει ο δωρητής μαζί με την φορολογική του δήλωση στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. Ως χρόνος πραγματοποίησης της δωρεάς θεωρείται ο χρόνος κατάθεσης αυτής στην τράπεζα.

 Τα  δικαιολογητικά για δωρεές από ιδιώτες θεωρούνται μέχρι  την 20^η Δεκεμβρίου .

  Με την καθιέρωση υποβολής Αίτησης για τις ανωτέρω θεωρήσεις , το Σωματείο δεν έχει πλέον υποχρέωση να προσκομίσει αντίγραφα για το αρχείο της υπηρεσίας μας.

                      

                           Γ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ

      Κάθε Αθλητικό Σωματείο θα πρέπει να υποβάλλει στην Υπηρεσία μας σε ετήσια βάση οικονομικό απολογισμό ( άρθρο 51 του Ν. 2725/1999 ). Το οικονομικό έτος σύμφωνα με το Νόμο αρχίζει την 1^η Ιανουαρίου και τελειώνει την 31^η Δεκεμβρίου. Το γεγονός ότι κάποια σωματεία για δική τους εσωτερική χρήση έχουν άλλη διάρκεια οικονομικού έτους ( π.χ από 1-7-2008 έως 31-6-2009 ) αυτό δεν αφορά την υπηρεσία μας.

       Με την έναρξη κάθε νέας χρονιάς από τις πρώτες υποχρεώσεις του Σωματείου είναι η σύνταξη, (σας επισυνάπτουμε ειδικό έντυπο ), η έγκριση από το Δ.Σ  και την εξελεγκτική επιτροπή και η κατάθεση στην υπηρεσία μας μέχρι την 31^η Ιανουαρίου του οικονομικού απολογισμού. Από την 1^η Φεβρουαρίου όλες οι συναλλαγές με την υπηρεσία μας θα πραγματοποιούνται μόνο με την ταυτόχρονη κατάθεση και του οικ.  απολογισμού.

 Οι υπογραφές που προβλέπονται στο έντυπο και ο αριθμός Πρακτικού έγκρισης του Δ. Σ είναι απαραίτητες.

   Στο σκέλος των εξόδων μπορείτε να καταγράφετε τα ποσά κατά είδος δαπάνης π. χ. λειτουργικά έξοδα (ενοίκια, ΔΕΗ, ΟΤΕ κ.λ.π ), οδοιπορικά αθλητών, προμήθεια αθλητικού  υλικού , μετακινήσεις κ.λ.π.

  Σε περίπτωση που οι στήλες των εσόδων - εξόδων δεν επαρκούν , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και δεύτερο έντυπο. ( είναι αυτονόητο ότι θα υπάρχουν οι προβλεπόμενες υπογραφές και στα δύο έντυπα ).

ΕΚΤΟΣ ΑΠΟ ΤΟΝ  ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟ ΤΟ ΣΩΜΑΤΙΟ ΕΙΝΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΜΕΝΟ ΝΑ ΚΑΤΑΘΕΤΕΙ ΚΑΘΕ ΧΡΟΝΟ ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΟΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟ ΚΑΙ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟ

     

                                                                                     M. E. Π.

                                                                               Ο Προϊστάμενος

                                                                                    

                                                                             Βασίλειος  Βαφειάδης